Conocer las obligaciones del administrador de fincas según la Ley de Propiedad Horizontal es la mejor forma de saber si el tuyo cumple — y de exigir lo que te corresponde. Mucha gente sabe lo que su administrador «hace», pero no lo que está obligado a hacer por ley. Vamos a recorrerlas con la LPH en la mano, artículo a artículo.

Marco legal: el artículo 20 de la LPH

El artículo 20 de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal es el que establece las funciones del administrador. Son seis obligaciones principales:

1. Velar por el buen régimen de la casa, instalaciones y servicios

Significa supervisar el estado del edificio: zonas comunes, instalaciones (ascensor, calefacción, electricidad, agua), seguridad y mantenimiento. Implica visitas regulares y respuesta a incidencias. Sin esto, las otras funciones no se sostienen.

2. Preparar y someter a la Junta el plan de gastos previsibles

Es el presupuesto anual. Debe presentarse con detalle de gastos previstos y los medios para cubrirlos. La comunidad lo aprueba, modifica o rechaza en junta. Sin presupuesto aprobado, no puede haber derramas ordinarias bien justificadas.

3. Atender la conservación del inmueble y disponer las reparaciones urgentes

El administrador puede (y debe) ordenar reparaciones urgentes sin esperar a junta cuando hay riesgo de daño mayor. Después da cuenta a la comunidad. Una fuga de agua, un ascensor parado, una ventana rota en zona común — todo eso entra aquí.

4. Ejecutar los acuerdos en materia de obras y efectuar pagos y cobros

Aprobada una obra o gasto en junta, el administrador la ejecuta: contrata, supervisa y paga al proveedor. Y se ocupa de cobrar las cuotas ordinarias y extraordinarias.

5. Actuar como Secretario de la Junta y custodiar la documentación

Cuando la junta así se lo encomienda (lo habitual). Incluye redactar actas, enviarlas en plazo, llevar el libro de actas, y custodiar contratos, facturas, pólizas, certificados de instalaciones y toda la documentación de la comunidad. Esa documentación es de la comunidad, no del administrador.

6. Todas las demás atribuciones que le confiera la Junta

Cláusula abierta: la junta puede asignarle funciones extra, siempre dentro del marco legal.

Otras obligaciones derivadas y normativas relacionadas

Más allá del artículo 20, la práctica profesional añade obligaciones que vienen de otras leyes:

Custodia de fondos en cuentas separadas

Los fondos de la comunidad deben mantenerse en cuentas a nombre de la comunidad, no del administrador. Esto evita confusiones patrimoniales y es exigible deontológicamente. Una comunidad nunca debe tener su dinero en una cuenta del administrador.

Cumplimiento de la normativa de protección de datos (RGPD)

Los datos de propietarios, morosos, contactos y comunicaciones están bajo el RGPD y la LOPDGDD. El administrador, como responsable o encargado del tratamiento, debe garantizar:

Información clara sobre el tratamiento.
Medidas técnicas de seguridad (servidores europeos, copias de seguridad, control de accesos).
Atención a los derechos ARCO-POL (acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, limitación).

Cumplimiento de la normativa fiscal de la comunidad

La comunidad tiene NIF y obligaciones fiscales:

Modelo 184 (entidades en régimen de atribución de rentas, si procede).
Modelo 347 (operaciones con terceros superiores a 3.005,06 €).
Retenciones a profesionales y modelo 111/190.

El administrador es quien debe presentarlos correctamente en plazo.

Convocatoria y celebración de juntas en plazo

El art. 16 LPH: una junta ordinaria al año como mínimo, con convocatoria con al menos 6 días naturales de antelación.

Gestión proactiva de la morosidad

Aunque el monitorio judicial pueda contratarse aparte, iniciar las reclamaciones amistosas y preparar la documentación para vía judicial entra dentro de la gestión ordinaria.

Atención a propietarios

Atender consultas en plazo razonable, dar acceso a la documentación cuando se pide y mantener informados al Presidente y al resto de cargos.

Custodia y actualización de inspecciones técnicas

Llevar el calendario de ITE/IEE, OCA del ascensor, instalaciones eléctricas, contraincendios, RITE, avisar con antelación y coordinar las revisiones.

Lo que el administrador NO está obligado a hacer

A veces se le pide lo que no le toca. Conviene saberlo:

No es el portero: no abre puertas, no recibe paquetes, no controla accesos.
No media en conflictos privados entre vecinos: ruidos, malos olores, broncas — eso es del Presidente o de los propios vecinos (y, si no se resuelve, de la vía judicial).
No paga obras sin acuerdo de junta (salvo urgencias justificadas).
No decide por la comunidad: solo ejecuta lo decidido en junta.
No es portavoz de propietarios particulares frente al resto: representa al colectivo, no a uno solo.

¿Qué pasa si incumple sus obligaciones?

Tres vías:

Revocación: la junta lo cesa por mayoría simple.
Reclamación al colegio (si es colegiado): expediente disciplinario.
Reclamación civil: si hay daño económico a la comunidad, se le reclama vía judicial (de ahí la importancia del seguro de RC).

Estas vías son acumulables: una comunidad puede cesar al administrador, denunciarlo al colegio y reclamarle daños civilmente a la vez.

El test rápido para tu administrador

Hazte estas preguntas:

¿Presenta presupuesto anual con desviaciones explicadas del año anterior?
¿Atiende incidencias urgentes en horas, no en días?
¿Conserva y entrega cuando se le pide la documentación de la comunidad?
¿Lleva un calendario de inspecciones obligatorias?
¿Tiene los fondos en una cuenta a nombre de la comunidad?
¿Cumple plazos de convocatoria y envío de actas?
¿Custodia los datos personales con garantías RGPD?

Si la respuesta a alguna es «no» o «no sé», ya hay margen de mejora.

En resumen: las obligaciones del administrador de fincas, claras

Las obligaciones del administrador no son una lista de buenas intenciones — son derecho positivo. El art. 20 LPH y la práctica profesional definen un marco claro de seis funciones principales y un conjunto de obligaciones complementarias en custodia, fiscalidad y protección de datos. Cuando un administrador falla, no es solo «mal servicio»: puede ser un incumplimiento legal con consecuencias civiles.