Cómo cambiar de administrador de fincas es una de las preguntas más frecuentes en cualquier comunidad — y, aunque parezca complicado, el procedimiento es claro. Te lo contamos paso a paso, con los plazos reales, la mayoría que necesitas en la junta y cómo asegurar que el administrador saliente entrega toda la documentación sin retrasos.
1. Saber si puedes cambiar (sí, casi siempre)
El administrador no es un cargo «para siempre». La Junta de Propietarios es quien lo nombra y quien puede destituirlo en cualquier momento, sin necesidad de esperar a que se cumpla el año (arts. 13 y 14 de la Ley de Propiedad Horizontal). El único requisito real es respetar el preaviso pactado en el contrato (si lo hay) — habitualmente 15 o 30 días.
2. Reúne tres presupuestos antes de la junta
Antes de proponer el cambio, ten en mano al menos dos o tres ofertas de administradores alternativos para que la comunidad pueda comparar. Pide siempre:
- Tarifa por vivienda al mes y cuota mínima mensual.
- Servicios incluidos (visitas, portal online, gestión de morosidad, asesoramiento legal).
- Número de colegiado y referencias de comunidades reales.
- Frecuencia de visitas presenciales al edificio.
- Plazo de respuesta a incidencias.
Un buen presupuesto debe ser claro, sin comisiones ocultas por gestión de obras o proveedores.
3. Solicita la convocatoria de la junta
El cambio de administrador se aprueba en Junta. Si no hay una próxima, el Presidente puede convocar una extraordinaria. También se puede pedir por escrito al Presidente si juntáis al menos el 25% de los propietarios o de las cuotas de participación.
La convocatoria debe incluir explícitamente en el orden del día: «Estudio y aprobación, en su caso, del cambio de administrador de fincas». Si no aparece en el orden del día, el acuerdo es impugnable.
4. Vota en junta: mayoría simple
El nombramiento y cese del administrador se decide por mayoría simple (más síes que noes) de los propietarios presentes y representados, siempre que esa mayoría represente también más de la mitad de las cuotas de participación (art. 17.7 LPH).
En segunda convocatoria (que se celebra 30 minutos después de la primera si no hay quórum), basta la mayoría de los que asistan, sin mínimo de cuotas.
5. Notifica al administrador saliente
Una vez aprobado el cambio, se lo comunica el Presidente por escrito, con copia del acta. Si hay contrato con preaviso, ahí empieza a correr.
6. Traspaso de documentación — el punto crítico
Aquí es donde fallan muchos cambios. El administrador saliente está obligado a entregar al entrante:
- Libro de actas actualizado.
- Cuentas y libros contables de los últimos años.
- Contratos vigentes con proveedores (limpieza, ascensor, seguro, mantenimiento).
- Pólizas de seguros y certificados.
- Documentación técnica del edificio (ITE/IEE, certificados de instalaciones, OCA del ascensor, baja tensión, etc.).
- Saldos bancarios y autorizaciones para gestionar las cuentas de la comunidad.
- Listado actualizado de propietarios y deudores.
Fija un plazo concreto en el acta (15-30 días) y, si no se entrega, se puede reclamar judicialmente. Esa documentación es propiedad de la comunidad, no del administrador.
7. Primer paso del nuevo administrador: auditoría inicial
Un buen administrador no empieza «como si no hubiera pasado nada». Hace una revisión inicial de cuentas, contratos, morosidad, estado del edificio, seguros y vencimientos pendientes. Esa foto inicial es la que protege a la comunidad de heredar problemas ocultos.
8. Comunica el cambio a proveedores y banco
Notifica el cambio a:
- La entidad bancaria (cambio de personas autorizadas y datos del nuevo apoderado).
- Los proveedores habituales (limpieza, ascensor, jardinería, seguros).
- La compañía de suministros si la comunidad tiene contratos comunes.
Errores frecuentes que conviene evitar
- Cambiar sin presupuestos comparados. Te quedas sin argumentos en la junta.
- No incluir el punto en el orden del día. El acuerdo es nulo.
- No fijar plazo de entrega de documentación. El traspaso se eterniza.
- No revisar el contrato anterior. Pueden quedar penalizaciones ocultas.
- Olvidar la auditoría inicial. Se heredan problemas ocultos sin saberlo.
En resumen: cómo cambiar de administrador de fincas sin perderte
Cambiar de administrador es un derecho de la comunidad y un proceso simple si se hace en orden: presupuestos comparados, junta convocada con el punto en el orden del día, mayoría simple, traspaso documentado y auditoría de entrada. En menos de un mes puedes tener un administrador nuevo y la comunidad funcionando mejor.
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